Was ist ein TOTP-Generator?
Ein TOTP-Generator (Time-Based One-Time Password Generator) ist ein Gerät oder eine Software, die in regelmäßigen Abständen ein zeitabhängiges Einmalpasswort (OTP) erzeugt. Diese Passwörter sind nur für kurze Zeit gültig. Jeder Generator ist einzigartig und erzeugt zu einer bestimmten Zeit unterschiedliche Token, was ihn zu einem günstigen, aber sicheren und verlässlichen Verifizierungsmittel macht.
Zum Zweck der TOTP-Zeiterfassung werden nur die einfachsten Modelle (Single-Button-OTP) benötigt. Wie der Name schon sagt, sind sie durch ihre Ein-Knopf immer fehlerfrei bedienbar.
4-Steps-Only-Anleitung
1. Registrierung und Systemeinrichtung
Administrator
Nach der Registrierung in ClockTAM erhält der Benutzer automatisch Admin-Rechte. Er kann dann sofort Nutzerkonten für Manager und Mitarbeiter erstellen, sodass diese die Basic-Stempel-Funktion nutzen können. Sobald auch die TOTP-Generatoren ins System eingepflegt werden, ist es auch für die TOTP-Zeiterfassung bereit.
Hinweis: Wir empfehlen Administratoren oder Managern, immer die Webversion unserer App zu benutzen.
2. QR-Code-Label (Empfehlung)
Administrator | Manager
Zur Vereinfachung der Eingabe der Geräte-ID in der App bei der TOTP-Zeiterfassung empfehlen wir, QR-Labels für jeden TOTP-Generator zu exportieren und auszudrucken.
Hinweis: Der Button zum Erstellen eines Labels befindet sich rechts in der Zeile des jeweiligen Geräts in der Geräteliste.
3. Sicherer Einsatz der TOTP-Generatoren (Best Practices)
Administrator | Manager | Mitarbeiter
Besser als in einem Schubfach zu lagern, empfehlen wir, den TOTP-Generator mit einer Plombe (Draht-, Schnur- oder Durchziehplombe) an einem festen Ort am Arbeitsort zu befestigen. Diese Befestigung stellt sicher, dass der Token nur vor Ort abgelesen werden kann, was einen zuverlässigen Anwesenheitsnachweis ermöglicht.
4. Einstempeln und Token-Eingabe
Administrator | Manager | Mitarbeiter
Beim Einstempeln kann der Benutzer den QR-Code scannen, um den Token vom TOTP-Generator automatisch abzulesen und in die App einzugeben. Alternativ kann die Geräte-ID manuell eingegeben und anschließend der Token eingegeben werden.
Vorteile der TOTP-Zeiterfassung
Keine stationäre Installation nötig und sehr kostengünstig
Im Gegensatz zu herkömmlichen Zeiterfassungssystemen benötigt ClockTAM keine feste Installation. Es wird keine Stromversorgung, kein Internetanschluss und kein eigener Server benötigt. Alles, was Sie brauchen, ist ein TOTP-Generator am Arbeitsort, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Außerdem sind diese Generatoren sehr preiswert und überall erhältlich, was sie besonders kosteneffektiv für Nutzer im Außendienst macht, die viele Kunden oder Standorte betreuen.
Flexibilität für mobile und temporäre Einsatzorte
Die TOTP-Zeiterfassung ist perfekt für mobile oder schwer zugängliche Arbeitsorte sowie für Nachtschichten geeignet. Der kompakte TOTP-Generator kann flexibel in Fahrzeugen oder an temporären Einsatzorten platziert werden, ohne dass zusätzliche Infrastruktur erforderlich ist. Die robuste und wartungsfreie Bauweise sorgt für Zuverlässigkeit und eine lange Batterielebensdauer von bis zu fünf Jahren.
Dezentralisierte Zeiterfassung
Die TOTP-Zeiterfassung ermöglicht eine dezentrale Erfassung der Arbeitszeiten, da Mitarbeiter sich direkt am jeweiligen Einsatzort ein- und ausstempeln können, ohne zu einem zentralen Stempelgerät laufen zu müssen. Jeder TOTP-Generator kann unabhängig an verschiedenen Einsatzorten verwendet werden. Diese Flexibilität spart Zeit und ist besonders vorteilhaft für dynamische oder weit verstreute Arbeitsumgebungen.
Doppelgesicherte Stempelzeiten
Die von den Nutzern eingegebenen Token werden mitgespeichert. Da die Token selbst "codierte Zeit" darstellen, bieten sie eine doppelte Sicherheit für die Stempelzeiten. Diese Methode gewährleistet nicht nur die Integrität der erfassten Zeiten, sondern macht die Daten auch überprüfbar und zurückverfolgbar. Bei Bedarf kann so die Richtigkeit der Stempelzeiten jederzeit überprüft und nachvollzogen werden.
Praktische Einsätze
Bau- und Montagearbeiten
- Herausforderung: Arbeiter sind oft an verschiedenen Standorten tätig, was die zuverlässige Erfassung ihrer Anwesenheit und Arbeitszeit erschwert.
- Einsatz: An jedem Bau- oder Montageort kann ein TOTP-Generator bereitgestellt werden. Arbeiter nutzen den Generator, um sich beim Betreten und Verlassen des Arbeitsortes ein- und auszustempeln. Da die Generatoren vor Ort bereitgestellt werden, wird sichergestellt, dass die Zeiterfassung nur direkt vor Ort erfolgen kann, was eine präzise und faire Erfassung der Arbeitszeiten ermöglicht.
Sicherheitsdienste oder Wachpersonal
- Herausforderung: Wachpersonal ist häufig an unterschiedlichen Orten im Einsatz, und es muss sichergestellt werden, dass die Anwesenheit an den verschiedenen Posten ordnungsgemäß dokumentiert wird.
- Einsatz: TOTP-Token-Generatoren können an verschiedenen Kontrollpunkten bereitgestellt werden. Das Sicherheitspersonal stempelt sich bei jedem Kontrollpunkt mit einem Token ein und aus. Dies stellt sicher, dass die Runden korrekt absolviert werden und die Anwesenheit an den jeweiligen Standorten zuverlässig erfasst wird.
Gesundheitswesen (Pflegedienste, etc.)
- Herausforderung: Pflegekräfte arbeiten oft in Schichten und müssen ihre Anwesenheit sicher dokumentieren. Auch Familienangehörige der Patienten möchten sicherstellen, dass das Pflegepersonal tatsächlich vor Ort war.
- Einsatz: In Pflegediensten könnte die TOTP-Zeiterfassung dazu beitragen, dass das Pflegepersonal sich direkt bei den Patienten zuverlässig ein- und ausstempelt, ohne bei den Patienten zusätzliche Hardware installieren zu müssen. Dies bietet auch den Familien der Patienten zusätzliche Sicherheit, dass das Pflegepersonal zur angegebenen Zeit am Einsatzort war.
Veranstaltungen und Messen
Herausforderung: Auf Veranstaltungen und Messen sind oft viele verschiedene Personen tätig, und es ist wichtig, deren Arbeitszeiten und Anwesenheit genau zu erfassen.
Einsatz: TOTP-Generatoren können an verschiedenen Ständen oder Bereichen innerhalb der Veranstaltung bereitgestellt werden. Mitarbeiter stempeln sich bei Betreten und Verlassen der jeweiligen Bereiche ein und aus. Diese Methode hilft, die Anwesenheit der Mitarbeiter präzise zu dokumentieren und stellt sicher, dass alle Bereiche gemäß den Anforderungen abgedeckt sind.
Fertigung, Produktion bzw. Lagerarbeiten
Herausforderung: Bei herkömmlicher Zeiterfassung müssen Arbeiter oft zu einem zentralen Stempelgerät gehen, was zu Wartezeiten und Unannehmlichkeiten führt.
Einsatz: TOTP-Generatoren können in verschiedenen Bereichen der Fertigung, Produktion oder Lagerhaltung verteilt werden. So können die Arbeiter sich direkt an den jeweiligen Arbeitsplätzen ein- und ausstempeln, was Wartezeiten reduziert und die Effizienz steigert. Diese Methode ist besonders vorteilhaft für großflächige Arbeitsstätten, in denen es schwierig ist, ein zentrales Stempelgerät zu nutzen.
Außendienst oder Remote Work
- Herausforderung: Auf Veranstaltungen und Messen sind oft viele verschiedene Personen tätig, und es ist wichtig, deren Arbeitszeiten und Anwesenheit genau zu erfassen.
- Einsatz: TOTP-Generatoren können an verschiedenen Ständen oder Bereichen innerhalb der Veranstaltung bereitgestellt werden. Mitarbeiter stempeln sich bei Betreten und Verlassen der jeweiligen Bereiche ein und aus. Diese Methode hilft, die Anwesenheit der Mitarbeiter präzise zu dokumentieren und stellt sicher, dass alle Bereiche gemäß den Anforderungen abgedeckt sind.
Reinigungsdienste und Hausmeisterfirmen
- Herausforderung: Reinigungs- und Hausmeisterpersonal arbeitet oft zu unterschiedlichen Zeiten in verschiedenen Bürogebäuden und es ist wichtig, deren Anwesenheit genau zu dokumentieren.
- Einsatz: TOTP-Generatoren können in verschiedenen Bereichen eines Bürogebäudes bereitgestellt werden. Das Reinigungspersonal und die Hausmeister stempeln sich direkt bei den jeweiligen Bereichen ein und aus. Dies stellt sicher, dass die Dienstleistungen wie geplant erbracht werden und ermöglicht es, genau nachzuvollziehen, wann und wo das Personal gearbeitet hat. Dies ist auch für die Verwaltung wichtig, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben termingerecht abgeschlossen werden.
